Relationen mellan styrelse och VD samt styrelsearbetet regleras i ”Arbetsordning för Svenska Bostäders styrelse jämte instruktion för arbetsfördelning mellan styrelse och verkställande direktören”.
Styrelsearbetet
Styrelsen består av sju ordinarie ledamöter och sju suppleanter. Stockholms kommunfullmäktige väljer ledamöter och suppleanter samt bland dessa ordförande och vice ordförande för tiden från ordinarie årsstämma, som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats, till tiden vid slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige.
Styrelsen sammanträder normalt fyra gånger under våren och tre gånger under hösten.
Obligatoriska punkter vid styrelsesammanträdena är:
| Tidpunkt |
Ärende |
| Årets första sammanträde |
Ev. reviderad budget, finansrapport |
| Årets första eller andra sammanträde |
Årsbokslut |
| Första sammanträdet efter årsstämman |
Ändrad firmateckning (vid behov)
Översyn av arbetsordning,
VD-instruktion mm
Utseende av styrelsens sekreterare
Strategisk inriktning |
| Sista sammanträdet före sommaruppehållet |
Tertialbokslut, prognos 1
Finansrapport |
| Första sammanträdet efter sommaruppehållet |
Strategiska rapporter och
marknadsanalyser
Redovisning av inköpsverksamheten |
| Andra sammanträdet efter sommaruppehållet |
Tertialbokslut, prognos 2
Delårsrapport
Finansrapport
Verksamhetsplan och budget
Sammanträdestider påföljande år |
Revisorer
Ernst & Young AB är valda revisorer fram till ordinarie årsstämma 2013. Lekmannarevisor, som väljs av kommunfullmäktige i Stockholms stad, är vald fram till ordinarie årsstämma 2015.
Bolagets ledning
Som stöd för VD sammanträder företagsledningen varannan vecka och behandlar såväl strategiska och företagsövergripande ämnen som verksamhetsnära frågor.
Företagsledningen består, förutom av VD och vice VD, av fyra funktions- och avdelningschefer.
Policys
Bolaget har fastlagda policydokument, antagna av styrelsen, inom följande områden: arbetsmiljö, finans, IT, inköp, kommunikation, ledar- och medarbetare, miljö, likabehandlinig, äldres boende, säkerhet, e-post. Samtliga policys revideras årligen.
Målstruktur
Strukturen för målstyrning utgår från vision och affärsidé. Ett antal kärnvärden och strategier bryts ned i verksamhetsplaner för målformulering såväl centralt som lokalt i ett målstyrningsdokument.
Ekonomisk rapportering
Bolaget upprättar månadsbokslut och delårsbokslut görs per 30 april och 31 augusti. Under verksamhetsåret upprättas budget och prognoser. Förutom detta rapporterar bolaget flerårsplaner till Stockholms Stadshus.
Kundorienterad organisation
Svenska Bostäders verksamhet är organiserad i sju affärsområden med eget ansvar för kunder och lönsamhet.
Målet är att ansvar och befogenheter ska finnas längst ut i verksamheten, där mötet med de boende äger rum. Varje område ansvarar därmed för hyresgäster, fastigheter och ekonomi inom det egna förvaltningsområdet.
Områdeskontor
Navet inom varje område utgörs av områdeskontoret. Här är affärsområdeschefen placerad tillsammans med sina medarbetare – förvaltare, bovärdar, boförmedlare, ekonom, trädgårdssamordnare och fastighetsingenjör – för att stärka servicen till hyresgästerna. Till stöd för verksamheten i områdena finns även centrala resurser inom ekonomi, finans, IT, affärsutveckling, kommunikation, lokaluthyrning, teknik, miljö, energi, nyproduktion, inköp samt personal. De centrala funktionerna är placerade på huvudkontoret i Vällingby.